Aanbevelingen voor de werkgever

De economische evolutie van de laatste decennia, nl. van een industriële structuur naar een tertiaire en dienstverleningsstructuur heeft de rijkdommen van de ondernemingen ook een andere wending gegeven. Terwijl deze rijkdommen vooral geconcentreerd waren in gebouwen en machines, situeert de grootste rijkdom van de ondernemingen zich nu in al hun werknemers met hun kennis en vaardigheden. Afgezien van de wettelijke verplichtingen over welzijn op het werk is het dus van groot belang dat de onderneming arbeidsvoorwaarden kan waarborgen die de mogelijkheid bieden de rijkdom die bestaat uit hun “menselijke kennis”, te vrijwaren.

De overgang naar telewerk, waarbij goede arbeidsvoorwaarden gewaarborgd worden, zal des te makkelijker zijn als er in de onderneming reeds een echt beleid inzake welzijn op het werk bestaat.

De website “telewerken.be” van de FOD Mobiliteit en Vervoer bevat een lijst van de belangrijkste voordelen van het telewerk voor de werkgever:

• minder infrastructuur;
• verminderde kosten voor woon-werkplaatsingen;
• meer productiviteit van werknemers;
• meer creativiteit dankzij de flexibiliteit van de werkplek;
• meer tevreden werknemers (teken van vertrouwen, personeelsbinding);
• minder absenteïsme;
• eenvoudiger werkgelegenheid te voorzien voor bepaalde groepen: ouders met jonge kinderen, mensen met beperkte mobiliteit ...
• imagoverbetering: moderne en innovatieve werkgever.

Het gaat dus niet alleen om economische redenen en flexibiliteit, maar ook om redenen die te maken hebben met een beter welzijn van de werknemers, meer bepaald op het vlak van het evenwicht tussen het privéleven en beroepsleven. Vaak wordt de eerste reden aangehaald door de werkgevers die telewerk mogelijk maken, terwijl de tweede inspeelt op de verwachtingen van hun werknemers om hen aan zich te binden.

Er zijn echter ook nadelen (telewerken.be):

• De controle door de werkgever of de verantwoordelijke moet anders: minder controle op de fysieke aanwezigheid, maar controle over de te bereiken doelstellingen.
• Ongeplande uitwisselingsmomenten zijn moeilijker te realiseren.
• Mogelijk ontevredenheidsgevoel bij werknemers die niet kunnen of mogen telewerken.
• …

De praktische gids “Telewerk tijdens en na de Covid-19-pandemie” van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) beveelt 8 krachtlijnen aan om toe te zien op het welzijn van de werknemers en de productiviteit te behouden tijdens het telewerk:

• De inspanningen toespitsen op de duur en de organisatie van het werk.
• De inspanningen toespitsen op het beheer van de prestatie.
• De inspanningen toespitsen op de digitalisering.
• De inspanningen toespitsen op de communicatie.
• De inspanningen toespitsen op de veiligheid en de gezondheid op het werk (VGW).
• De inspanningen toespitsen op de juridische en contractuele gevolgen.
• De inspanningen toespitsen op de opleiding.
• De inspanningen toespitsen op de combinatie van werk en privéleven.

Deze gids bevat een checklist die deze verscheidene krachtlijnen omvat.

Meer info op de website van de IAO:

• Frans: Le télétravail durant la pandémie de COVID-19 et après: Guide pratique;
• in het Engels: Practical Guide on Teleworking during the COVID-19 pandemic and beyond.

Hier volgen enkele aanbevelingen die het mogelijk maken de risico’s inzake welzijn op het werk te voorkomen of te beperken:

• De risicoanalyse: deze analyse maakt het mogelijk de risico’s en de preventiemaatregelen te identificeren. Ze is verplicht, meer bepaald bij elke grote verandering op organisatorisch vlak en vormt de basis van de wetgeving inzake het welzijn op het werk.
  • Er is informatie over de wetgeving inzake welzijn op het werk beschikbaar op de website van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg (FOD Werkgelegenheid) in het thema Welzijn op het werk.
  • Er zijn tools en informatie voor de risicoanalyse beschikbaar in de rubriek Welzijnsbeleid > Risicoanalyse.
  • Er zijn verscheidene methodes beschikbaar om de risico’s te analyseren, zoals bijvoorbeeld de SOBANE-strategie en de Deparis overleggids die is aangepast aan het thuiswerk.  Naast een Deparis-gids die het mogelijk maakt de risico’s participatief te analyseren, vindt men er ook een checklist die de telewerker de mogelijkheid biedt na te denken over zijn arbeidsvoorwaarden, na te gaan wat er door hemzelf aangepast kan worden en de resterende problemen te identificeren. Voor deze problemen kan hij om een overleg vragen met zijn onderneming (verantwoordelijke, preventieadviseur, …).
    • Meer info over SOBANE in de rubriek Welzijnsbeleid > Risicoanalyse > SOBANE risicoanalyse strategie.
    • Toegang tot de Deparis overleggids op de website van de FOD Werkgelegenheid:
      • Overleggids Deparis: Telethuiswerk - Reeks SOBANE-Strategie
      • directe link naar de checklist: Checklist Preventie Telewerk (PDF, 290 KB)
  • Een e-learning die 5 modules van 20 minuten bevat en die de grote principes van de wetgeving over het welzijn op het werk behandelt, is beschikbaar in de module Tools > E-learning om de eerste stappen op vlak van welzijn op het werk te zetten (gezondheid, veiligheid, PSR, MSA…) (e-campus – België).
• De wetgeving inzake telewerk
  • Deze wordt toegelicht in de rubriek Thema’s > Telewerk > Definitie en wetgeving.
  • Het telewerk is noch een recht noch een verplichting en moet plaatshebben op vrijwillige basis.
  • De opmaak van een schriftelijke telewerkovereenkomst is verplicht. Deze bevat wat de wetgeving vereist, maar zou tevens specifieke punten moeten vermelden die in de onderneming tijdens het sociaal overleg werden besproken, zoals de nauwkeurige beschrijving van het materiaal dat de werkgever de telewerker bezorgt.
  • De telewerker geniet dezelfde rechten inzake arbeidsvoorwaarden als de vergelijkbare werknemers die zijn tewerkgesteld in de lokalen van de werkgever. Bovendien moet de werkgever de telewerker de uitrusting bezorgen die noodzakelijk is voor het telewerk en deze installeren en onderhouden.
    • De geschikte uitrusting die bijdraagt aan de goede arbeidsvoorwaarden, wordt niet nauwkeurig beschreven in de wetgeving. Bijvoorbeeld: als de arbeidsvoorwaarden van beeldschermwerk niet goed zijn in de onderneming (bijvoorbeeld werken met alleen een PC die op een tafel wordt geplaatst, met een slechte stoel, …), dan zouden deze dezelfde kunnen zijn in de woonplaats van de telewerker, als men deze alleen een PC ter beschikking stelt.
    • De rubriek Fysieke aandoeningen (MSA, beeldschermwerk) behandelt meer bepaald de raadgevingen over de inrichting van de werkplek als er beeldschermwerk wordt verricht en het aanbevolen materiaal.
      De kostprijs van dit materiaal is relatief laag in vergelijking met de risico’s voor de gezondheid van de werknemers, voor hun doeltreffendheid en productiviteit, hun absenteïsme … Er zijn ook andere oplossingen mogelijk: men kan zijn kantoormateriaal bijvoorbeeld meenemen naar de woonplaats of bepaalde kosten delen, waarbij de werkgever alleen voor een deel in de aankoop van dit materiaal tussenkomt.
  • De externe dienst voor preventie en bescherming op het werk (EDPBW) waarbij de onderneming is aangesloten, kan de onderneming helpen en raad geven, hetzij inzake de preventie van risico’s of wanneer men zich moet ontfermen over personen in moeilijkheden. Deze dienst kan bovendien sensibiliseringstools ter beschikking stellen en zelfs voor bijstand zorgen, bijvoorbeeld door een korte virtuele ontmoeting voor te stellen tussen de ergonoom en de telewerker om hem te helpen bij de inrichting van zijn werkplek en het materiaal dat hem ter beschikking wordt gesteld, zo goed mogelijk te gebruiken.
• De globale aanpak van de NWOW: zoals toegelicht in de rubriek Telewerk en NWOW, is het belangrijk de problematiek van het telewerk niet als een alleenstaand feit te beschouwen, maar deze te bekijken binnen een globale aanpak in het kader van de nieuwe vorm van werkorganisatie, waarvan het telewerk deel uitmaakt.
• Het managen van de telewerker kan niet meer op dezelfde manier gebeuren als wanneer de werknemer aanwezig is in de onderneming. Dit management moet evolueren en dit is ongetwijfeld één van de moeilijkste punten die in aanmerking moeten worden genomen en worden toegepast om te komen tot een geslaagde vorm van telewerk.
  • De rubriek Management op afstand behandelt deze problematiek.
  • Het sleutelwoord in deze nieuwe afstandsrelatie tussen de telewerker en zijn hiërarchische meerdere is VERTROUWEN. En dat is één van de grote lessen van de COVID-crisis inzake telewerk: de werkgevers kunnen vertrouwen op hun telewerkers.
    • Versterkte controlesystemen invoeren -op informaticavlak bijvoorbeeld- zou slecht zijn voor deze vertrouwensrelatie en voor de doeltreffendheid van de telewerker die dan veel tijd zal moeten besteden om te rechtvaardigen wat hij doet in plaats van moet doen.
• Het telewerk is niet mogelijk of wenselijk voor alle ondernemingen en/of alle werknemers van dezelfde onderneming.
  • Het overleg tussen de werkgever of diens vertegenwoordiger en de werknemer is dus belangrijk alvorens een telewerkovereenkomst wordt gesloten.
  • De website “Telewerken” van de FOD Mobiliteit en Vervoer biedt meerdere checklists en documenten voor de verantwoordelijke en de telewerker met het oog op zelfoverleg alvorens overleg te plegen (Telewerken - Downloads):
    • voor de verantwoordelijke: Checklist telewerk voor de chef (PDF, 68 KB),
    • voor de werknemer in de privésector: Checklist telewerken (PDF, 80 KB),
    • voor de werknemer in de openbare sector: Checklist telewerk voor de medewerker (PDF, 161 KB).
  • Deze website geeft ook raad aan alle ondernemingen die vragen zou hebben over de invoering van telewerk. Deze site bevat tevens een document met een aantal gunstige factoren en obstakels voor de invoering van het telewerk: Waarom en hoe telewerk aanmoedigen in België? (PDF, 661 KB).
  • Het is echter belangrijk dat de werknemers met eenzelfde functie gelijk worden behandeld. De perceptie van rechtvaardigheid bij het al dan niet toekennen van telewerk is belangrijk. De toekenningsvoorwaarden kunnen worden toegelicht.
• De overgang naar telewerk vereist een opleiding over het gebruik van nieuwe werktechnieken en management, maar ook over nieuwe software, meer bepaald op het vlak van communicatie (Skype, Teams, ZOOM…). Er is ook een doeltreffende ICT-helpdesk nodig om snel te antwoorden op alle vragen en om elk probleem op te lossen, want zonder zijn PC kan de telewerker praktisch niets meer doen.
• Door het telewerk wordt heel veel informatie elektronisch uitgewisseld. Het is belangrijk dat de veiligheid van deze gegevens kan worden gewaarborgd, bijvoorbeeld de veiligheid van de PC’s (bescherming tegen virus…), de bescherming van de financiële of andere gegevens, de naleving van de wetgeving inzake AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming, …
• Samengevat: naast zijn wettelijke verplichtingen is het voor de werkgever belangrijk om:
  • het telewerk te organiseren, bijvoorbeeld door een werkgroep op te richten voor de follow-up van de invoering van telewerk in goede omstandigheden: leden van de directie, personen van HR en ICT, managers, vertegenwoordigers van het personeel…
  • regelmatig te communiceren met de telewerkers, zowel op een formele (stafvergaderingen op afstand) als informele manier (news, virtuele coffee talk …);
  • het management op afstand te ondersteunen (methoden, opleidingen, feedback…);
  • de toegang tot het nodige materiaal te vergemakkelijken;
  • de personen met fysieke en/of mentale problemen bijstand te verlenen (vertrouwenspersonen, preventieadviseur psychosociale aspecten, …).